マイナンバー制度への対応

いよいよ、マイナンバー制度(社会保障・税番号制度)の運用が2016年1月より開始されます。それに伴い、2015年10月5日より住民票を有する個人を対象に各家庭毎に個人番号通知カードの配布が開始されました。

しかしながら、個人番号とは何か、何を目的に個人番号通知カードが配布されるのか、今後自分は何をすればいいのか、実務として理解している人は、まだまだ少ないというのが実情のようです。

個人事業主及び中小企業の経営者は、マイナンバー制度に関し最低限知っておかなければならないこと・やらなければならないこと・やってはいけないことを理解して、来年の制度開始に備えなければなりません。

以下は、経営者のために必要なマイナンバーの知識と対応を簡単にまとめましたので、参考にすると同時に、必要な措置を実施してください。


マイナンバー制度の目的

マイナンバー制度とは、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下、「マイナンバー法」という)に基づいて制定された制度で、わが国の住民票を持つ個人全員に対して個人番号を付与し、社会保障と税、災害対策の分野で国民一人一人の情報を効率よく管理し、公平・公正な社会の実現、行政の効率化、国民の利便性の向上を実現することを目的とした制度です。

マイナンバー制度の目的

これまで、年金などの不正受給が横行しておりましたが、それを予防したり、行政に申請や届出を行う場合に添付する資料の削減によって、国民の負担を軽減したり、非効率な役所の仕事を効率化するなどのメリットがマイナンバー制度には期待されています。


個人番号と法人番号

マイナンバーには、個人に対して提供される番号だけでなく、全ての法人や特定の団体にも提供されます。
以下は、個人番号と法人番号の違いをまとめた表になります。

個人番号法人番号
指定期間市区町村長国税庁長官
対象住民票コードを有する市区町村民国の機関、法人、団体
桁数12桁13桁
利用範囲社会保障、税、災害対策に限定制限なし
管理収集、保管、利用、提供等に厳格な規則原則公開

法人番号は、既存の法人の番号を基に、国税庁長官が一桁追加した番号を全法人に通知することになっており、個人番号と違って、オープンな番号となります。

個人番号の取り扱いにおける注意点

個人番号(マイナンバー)及び個人番号を付した書類(以下、「特定個人情報」という。)は、法律で規定された目的以外(現状役所に提出が義務付けられた場合以外)には、収集することはできません。その規定を犯した場合は、懲役若しくは罰金が科されるか、または併科されます。

また、マイナンバー収集時には、免許証やパスポート、個人番号カード(※)による本人確認が義務付けられております。

更に、不要になった場合若しくは法定された保管期限が経過した特定個人情報は、適切に消去または廃棄する必要があります。この規定を犯した場合にも上記同様、企業若しくは個人に対し罰則が与えられます。

※個人番号カードとは、通知カードに本人の写真を付加したICカードであり、身分証明書としての効力もありますので、免許証もパスポートもない場合には、取得しておくと便利です。郵送された通知カードの簡易書留に同封された個人番号カードの申請書に必要事項を記載し、写真を貼付して郵送するか、スマートフォンやPCからオンラインで申請することもでき、無償で取得することができます。


個人事業主や企業・団体のマイナンバー制度に対する実務

では、個人事業主や企業の経営者は、マイナンバー制度に対応するために何をしなければならないのでしょうか?

  1. マイナンバーが必要なケースの洗い出しとスケジュールの確認
  2. 従業員若しくは扶養家族等から特定個人情報を収集する場合の取得方法の決定
  3. 特定個人情報収集前にその安全管理措置の検討・準備の実施

マイナンバーが必要なケースは、概ね法定されてはおりますが、役所への届け出や申請書の提出は個々で大きく異なりますので、年間を通して、いつ、どんな場面で、どんな情報が必要になるのか、予め確認しておく必要があります。

また、取得方法についても、目的とする書類に記載された本人が、従業員なのか、その扶養家族なのかによって扱いが異なりますし、誰に提出義務があるのかによっても同様です。

例えば、扶養控除等(異動届)申告書のように、従業員に提出義務が課されている場合、従業員が本人ですので、企業・団体は、本人から申告書を取得すると同時に本人確認を行う必要があります。但し、入社時に本人確認の書類等を取得している場合は、不要です。

更に、取得した特定個人情報に対しては、厳格な管理が求められるため、鍵のかかったロッカーや金庫といった物理的に誰でも容易にアクセスできない場所に保管することが義務付けられています。また、特定個人情報を扱う担当者を予め決めておくなどの措置も企業の大小に拘わらず行う必要があります。

従って、これらの安全管理措置についても事前に検討し、必要であれば専門家の助言を仰ぐなどの措置が考えられます。

個人番号利用事務等委託契約

個人番号利用事務若しくは個人番号関係事務は、委託者の承諾により第三者にその事務を委託することが可能です。但し、委託者は、受託者が、マイナンバー法に基づき委託者自ら果たすべき安全管理措置と同等の措置を講じるよう必要且つ適切な監督を行わなければなりません。

この必要かつ適切な監督には、以下の内容が含まれています。

  1. 委託先の適切な選定
  2. 委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結
  3. 委託先における特定個人情報の取扱状況を把握

また、委託先に安全管理措置を遵守させるためには、義務として以下の内容を盛り込んだ契約書や合意書等を作成し、契約を締結する必要があります。

  1. 秘密保持契約
  2. 事業所内からの特定個人情報の持ち出し禁止
  3. 特定個人情報の目的外利用の禁止
  4. 再委託における条件
  5. 漏洩事案等が発生した場合の委託先の責任
  6. 委託契約終了後の特定個人情報の返却または廃棄
  7. 従業者に対する監督・教育
  8. 契約内容の遵守について報告を求める規定
  9. 特定個人情報を取り扱う従業者の明確化(義務ではないが、望ましい)
  10. 委託者が委託先に対して実地の調査を行うことができる規定等(義務ではないが、望ましい)

ところで、安全管理措置を遵守する第三者が、個人番号利用事務等を受託した場合、その受託者は、委託者として上記内容の安全管理措置を遵守できる他の第三者への再委託、更に再々委託も可能であり、その場合、再委託先、再々委託先も同様に各々委託先、再委託先と同様の契約を締結する必要があります。

また、特定個人情報の返却または廃棄に関しては、証明書等による確認が義務付けられておりますので、委託者に対して廃棄したことを確認できるような証明書を発行するよう契約に定めておく必要があります。

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