会社設立の準備から開業までの 8 Step

ここでは、会社設立に関する基本的な流れをステップ毎にわかり易く解説しています。

具体的な書類の事例も記載しておりますので、会社設立に関しては何も知識がないという初心者の方でも安心して読み進めていけると思います。

分からないところがあれば、「きほんのき」や「定款」、「お役立ち情報」、「用語集」などを活用してください。右側の検索機能を使うと便利ですよ!!

では、Step1から始めましょう。

Step1 会社設立・開業までの具体的な流れを理解

会社設立手続自体難しいことはありません。慣れていないとか、時間がとれない、面倒くさいなど、難しいからやらないということだけではなさそうです。

会社設立の手続を行う場合、知っておくべきことは、会社設立・開業までの具体的な手続の流れです。これが頭に入っていれば、自分でやる場合はもちろん、誰かに依頼するにしても、安心して任せられるのではないでしょうか。

以下は、会社設立に関して当事務所にお問合せがあってから、会社設立、開業までの具体的な作業の流れを示した図になります。

会社設立フロー


上記流れの詳しい説明は、Step2 以降を参照してください。

Step2 会社設立に関するご相談

会社設立は、時間さえあれば、市販の本を手本にして、誰でも出来ます。しかしながら、一般的に、法務局に行く機会がほとんどなかったり、登記という言葉にも馴染みがない人がほとんどです。従って、不安が先に立って、初めから諦めてしまう人が大半です。

今は、インターネットという強い見方がありますので、分からないことがあれば、質問して直ぐに答を得ることができます。但し、一般的な回答にならざるを得ないですし、本人にとって最適な答かどうかは別物です。

打合せ

いずれにしても、行政書士や司法書士などに会社設立を依頼する前に、何故依頼しなくてはいけないのか、よく自問してみる必要がありそうですね。

少なくとも、士業に依頼するメリットはいくつかありますので、現在の自分の置かれている状況が以下の事項に当てはまるかどうか確認して、一つでも当てはまれば、士業を使うことを検討してみてはいかがでしょうか。

[check] 時間がない。つまり、自分で勉強して自力でやるより、その時間を設立後の会社の運営のために回したほうが効果的だと思っている。

[check] 自分の会社に会った定款とはどういうものか、本を読んでもよく分からない。

[check] 身近に相談できる相手がいないので、会社を設立して、1人でやっていけるかどうか不安。自信がない。

[check] ゼロから事業をはじめた経験がないので、何から手をつけていいのか分からない。

[check] 会社設立後、経理や人事労務・総務等の必須業務をやってくれるスタッフがいない。

[check] タイムリーに相談にのってもらったり、最適なアドバイスが欲しい。

最初の30分から1時間のご相談で、仕事の内容、営業方法など、ビジネスの概要はつかめますが、それ以上に、話している本人の方が『やれそうかどうか』実感として沸いてくるようです。人に話す時、情熱的に話が出来る人、夢を感じさせる人ほど、「うまくいく」、「やっていけそうだ」と感じるものです。

また、話しているうちに、だんだん話のつじつまが合わなくなってくることもあり、「待てよ、このまま突っ走ったらえらい目にあうな」と、夢と現実の違いを感じる人もいます。

とにかく、人と話をするのは非常に大切なことです。しかしながら、友人であっても、同業者であったり、他の仕事をしていて、自分の構想を盗まれるのではないかと疑心暗鬼でいる場合は、迷わず士業にご相談したほうがいいかもしれませんね。士業は全て、契約がなくても守秘義務が法律で課されておりますので安心です。

Step3 会社設立決定及び契約

専門の業者に依頼する場合は、会社を設立する方向で決意が固まった段階、つまりこの時点で契約を行うのが一般的です。また、この時点では、少なくとも、商号、目的、本店所在地各々に関して、ある程度候補を絞り込んでいる方が多いようです。つまり、「Step1 会社設立・開業までの具体的な流れ」でいう仮決定に当たります。

契約時、必要なものとしては、個人の印鑑証明です。登記には、印鑑証明に記載された発起人の住所を一字一句間違えないように記載する必要がありますので、契約時に頂いておくと、後の作業がスムーズに運びます。

契約

以下は、商号、目的、本店所在地を検討する上で最低限知っておいて頂きたい基本的な内容になります。

商 号

会社の名前は、人でいう顔に当りますので、非常に重要な役割を持ちます。どういう仕事をしているのか、称号を見れば理解できる場合があります。また、全く知らない相手であっても、会社に対する良いイメージを作る上で、非常に効果的な働きをします。従って、事業の種類や客層等を考慮して検討してみる必要があります。

目 的

まず、自分で何をやりたいのかできるだけ具体的に書面に書いてみることです。そして、重要なものから順に事業目的を箇条書きにしてみてください。別にいくつあってもかまいません。10でも20でも、やる可能性があれば書いても構いません。登録料には影響しませんから。

但し、いつはじめるか分からない、やるかどうかわからないような優先度の低い事業は、目的の最後の方に記載するようにします。取引相手の会社から見た場合、目的の上位にある事業ほど重要なものであり、その会社の主力事業という認識をもつのが普通です。

一方、はりきって会社を設立したものの、自分でやろうと思った事業を最後までやりとおせる人は、非常に少ないとうのが現状のようです。また、顧客の要求している製品やサービスが、自分が提供しているものだけでまかなえるとは限りません。故に、少しでも関連すると思われる事業を目的に追加しておくことをお勧めしているわけです。

大切なのは、目的をみて、何が事業の柱であるかすぐに分かりつつ、業務に幅を持たせることです。余裕がないと、ここまでしか手が出せない、これ以上は別の業者にまかせるしかないということになりかねません。余裕があってやらないのと、やりたくても目的にないのでやれないのとでは大違いです。

本店所在地

事業の内容によっては、場所は成功するかどうかを左右する非常に重要な働きをします。

店舗を構えて一般消費者に製品を販売する場合には、人通りの多さやターゲット層の居住地の近くを選択する必要があるかもしれません。また、ユーザサービスであちこち動き回る場合、高速のインターチェンジの近くや、電車の便が良いところを選ぶといった方法もあります。

いずれにしても、目的に合った場所やテナントを根気強く探すことが大切です。

Step4 商号調査と基本事項の決定

商号調査は、同一住所で、同一目的でなければ、同じ商号であっても、原則問題ありません。しかしながら、全国的に有名な企業名や紛らわしい名称を使用するとなると、不正競争防止法や商標法などで訴えられることにもなりかねませんから、注意が必要です。

商号調査事態は、所轄の法務局や出張所に備え付けの端末から、類似商号を検索して、問題ないかチェックするわけですが、迅速かつ漏れなく調べるには、検索するキーワードを何にするかが重要です。また、ネットでの検索も欠かせません。

商号調査

キーワードは、その場で決めてもいいのですが、後から、「こういう類似商号もありえるな」なんてことにならないためにも、予め検索キーワードを決めて臨むことをお勧めします。最大限検索しても、1,500件前後には収まるのではないかと思います。30分から1時間くらいで終わるでしょう。

類似商号の調査が終了し、類似商号に該当するものがなければ、本店所在地と商号は決定です。本店所在地ですが、まだ会社は設立していないので、設立するまでは、本人名義で不動産の賃貸契約をしておいて、会社設立後に変更する手続をとるのが一般的です。この場合、予めその旨不動産業者を通して、所有者の了解を得ておく必要があります。

本店

目的については、類似商号調査書をもとに、類似商号に該当しないように注意しながら、必要と思われる事業を目的の最後の方に追加したり、依頼者が記載した目的をより明確に、或いは幅広く捕らえられるように校正して終了です。

Step5 定款作成・定款認証

商号調査が終わり、目的、本店所在地が確定したら、次はいよいよ定款の作成に取り掛かります。

定款の基本となる雛形は、日本公証人連合会のホームページの「会社定款記載例」のページにございます。これをベースにご自身で作成することが可能です。多かれ少なかれ、専門家に頼んでもかなり似通ったものにならざるを得ませんが、細かな点まで慣れていない人が目を通すことはなかなか難しいかもしれませんので、最低限修正を加えるべき点だけ以下に列挙します。

<非公開、取締役1名、監査役・会計参与非設置会社の場合>(右は例を示す)

  • 商号      株式会社坂東営業部
  • 目的
  • 本店所在地   埼玉県所沢市
  • 発行株主総数  5,000株
  • 基準日     毎事業年度末日
  • 取締役の任期  2年(最長10年)
  • 事業年度    7月1日から翌年6月30日
  • 設立に際して出資される財産の価額及び成立後の資本金の額 300万円
  • 最初の事業年度 当会社成立の日から平成●年△月xx日
  • 設立時取締役等 さいたま 太郎
  • 発起人の氏名及び出資額等 さいたま 太郎 300万円

上記の各事項の詳細は、「定款の作成・変更」ページを参照してください。

以上は、個人で定款を作成して、認証手続をする場合の定款についての説明ですが、電子定款の場合は、最後に発起人の記名押印がなく、代わりに手続を行う士業の記名と職印が押されることになります。

この場合、電子定款を用いたオンライン認証により、印紙代4万円を節約できるわけですので、士業に対する報酬額と印紙代にそれほど差がないのであれば、士業に任せてしまったほうが手間が省けますし、間違いはないと思います。上記記載事項以外にも、会社に合わせて細かな点も修正してもらえますので、一石二鳥ではないでしょうか。

Step6 資本金払込み及び印鑑等作成

定款認証が完了したら、資本金を所定の銀行に払い込みます。

都市銀行、地方銀行、信用金庫など普段お使いになっている銀行で差し支えありません。ここで、気をつけなくてはいけないことは、『定款認証前に払い込んではいけない』ということです。必ず定款認証が完了した日、若しくはそれ以降に行う必要があります。

資本金の払い込みは、発起設立の場合(ほとんどはこのケース)、発起人個人の通帳に振込人が分かるようにして、資本金以上の額の払込を行います。この場合、金融機関が発行する払込保管証明書は不要です。その代わり、「払込みのあったことを証する書面」を作成します。

発起人以外の株主を募集して、出資者を広く集める募集設立の場合は、従来通り、金融機関の払込保管証明書が必要になりますので、手間も、保管証明書作成の費用もかかります。銀行によって額が異なりますが、都市銀行では概ね3万円程度、地方銀行ではもう少し安いかもしれません。金額と手続に関し、所定の金融機関に事前に確認しておくことをお勧めします。

発起設立の場合、資本金が振り込まれたことを証明するために、出資金払込証明書を登記書類に添付する必要があります。これは、「払込みのあったことを証する書面」と「通帳の表紙の写し」、「通帳の表紙裏面の写し」、「振込みの印字されたページの写し」の計4点を順にホッチキスで止め、会社の実印で契印した書面です。

尚、通帳の表紙裏面の写しを必要とされているのは、裏面には、銀行名、支店名、口座番号、名義人が記載されているからです。従って、通帳表紙にこれらが記載されている場合には、通帳の表紙裏面の写しは不要です。

この出資金払込み証明書の作成時には、これから登録する会社の代表印が必要になりますので、類似商号調査が終了した段階で、早めに発注することをお勧めします。特別こだわりを持っている場合を除いて、通常3営業日もあれば、代表印、角印、銀行印の作成は可能です。

画像の説明

どうしても代表印の作成が間に合わない場合は、仮の代表印を認印で作成しておいて、登記完了と同時に、改印届を提出して、正式な実印に登録を変更することも可能です。これを裏技といいます。

Step7 申請書類の作成・申請手続

1.申請書類の作成

出資金の払い込みが完了したら、もういつでも会社設立の申請を行うことは可能です。以下に、発起設立における申請書類一式をまとめましたので、漏れがないか確認してください。

<取締役会非設置会社、監査役・会計参与非設置会社の例>
画像の説明

(1)株式会社設立登記申請書~登録免許税

株式会社設立登記申請書には、必要事項はもちろんのこと、補正などが必要になった時のための連絡先電話番号及び氏名を必ず記載する必要があります。記載していない場合は、登記官から記載するよう指示があります。
それから、提出する法務局名(提出先が出張所の場合は、出張所名も記載)を最後に記載します。

15万円の登録免許税は、収入印紙を法務局で購入して、印紙添付用台紙(単なるA4用紙)に貼り、申請書と契印します。この場合、A4用紙を用いるのが一般的ですが、A3用紙を使って、左半分を申請書、右半分を印紙添付用台紙として使用し、山折にして綴じることで、契印を不要にすることもできます。また、印紙には割り印をしてはいけません。

添付するCD-RやA4用紙には、登記事項証明書に記載される登記事項を所定のフォーマットに従って記述します。以下は、その一例になります。
以前は、OCR用紙にプリンターで印刷して、用紙を添付しておりましたが、現在は電子データでの申請が一般的です。また専用の用紙の代りに普通のA4用紙でもかまいません。両方つけて提出する方が間違いないでしょう。

画像の説明

(2)定款の援用について

本来、申請書に添付しなければならない書類ですが、定款に記載してあれば、それを提出書類の代わりとすることができます。これを援用といい、設立時取締役が定款に記載されている場合「設立時取締役を選定したことを証する書面」の添付は不要で、代わりに「定款を援用する」と申請書に記載するだけ済みます。

同様に、発起人が割り当てを受ける設立時株式の数及びこれと引き換えに払込む金額が定款に記載されている場合「株式の引受けを証する書面」は添付不要となり、代わりに「定款を援用する」と申請書に記載します。

(3)発起人会議事録

発起人会を開いて、基本的な事項を最初に決めるわけですが、発起人会議事録として申請書に添付する内容は、本店の決定についてのみとなります。

また、定款では本店所在地として市区町村までしか記載しておりませんでしたが、本議事録には、番地やマンション名、部屋番号までしっかり記載する必要があります。

(4)設立時取締役就任承諾書及び印鑑証明書

設立時取締役の就任承諾書は、オンラインで定款認証を行わない場合には、定款に発起人の記名、押印(実印)がありますので、発起人と設立時取締役が同じ人であれば、就任承諾を省略して、「定款の記載を援用する」とだけ記載すれば済みます。

しかしながら、現在はオンライン認証が主流ですので、発起人の押印は定款にはありません。従って、設立時取締役の就任承諾は取締役毎に必要になります。
また、取締役会設置会社ではない場合には、設立時取締役各自の印鑑証明書を添付する必要があります。

画像の説明

(5)出資金払込証明書関係

出資金払込証明書に関しては、Step6を参照してください。出資金に関しては、これ以外に、出資金の内訳を記載した証明書、つまり、出資金のうち、資本準備金と資本金がいくらになるのか、具体的に記載した「資本金の額の計上に関する証明書」の添付が必要になります。

画像の説明

2.申請書類のまとめ及び申請

以下の順序で書類をまとめ、ホッチキスで止めて、CD-Rと一緒に法務局の法人登記の窓口に提出します。申請に関しては以上です。

画像の説明

何も問題なければ、一週間で登記が完了します。完了日を補正日と呼び、窓口に補正日の日付が記載された用紙がありますので、その用紙を貰ってくれば、忘れることもないでしょう。

Step8 会社設立手続完了及び開業手続

1.法務局の手続

申請が終了して、完了日(補正日という)以降に法務局の窓口に出向いてまず行わなければいけないことは、以下の通りです。

  • 会社の印鑑カードの作成
  • 印鑑証明書の取得
  • 履歴事項全部証明書の取得
    (注)実印が申請に間に合わなかった場合には、ここで改印届けも同時に提出します。

印鑑証明書と履歴事項証明書の部数ですが、不動産賃貸契約、銀行預金通帳の作成、税務署への提出、自社での保管用など、いくつか用途がありますので、必要部数を予め確認しておく必要があります。また、印鑑カード作成には費用はかかりませんが、印鑑証明書、履歴事項証明書の取得には、それぞれ1通450円、600円の印紙代がかかります。

それから、法務局や出張所毎に手続が違ったりしますので、必ず窓口の案内係に確認してください。混んでいる時は特に、時間を大きくロスすることになりかねませんので、お忘れなく。

2.開業届けの提出

法務局関係の手続がすべて完了したらいよいよ開業届を提出します。
この時必要な書類は、税務署に行って、「法人用開業届の書類を一式下さい」と窓口の担当者に言えば、必要な書類一式が貰えます。士業でもだいたい事務所にありますが、これからお世話になる税務署には、できるだけ早めになじんでおいた方がいいので、ご自身でやることをお勧めします。

税務署や都税事務所、市町村役場に提出する主な書類一式の内容は、以下の通りです。

開業届一覧表

(1)法人設立・設置届出書について

 
事業を開始予定日を記載する欄が書類の中ほどにありますが、事業の開始の準備ができるであろうと思われる日付を余裕を見て記載してください。官公署からの許認可が降りないと事業を開始できないといった事情を十分考慮する必要があります。

事業開始後に届出を提出しても問題ありませんが、開業後に忙しくて忘れてしまうケースもありますので、できれば、開業前までに提出することをお勧めします。

書類は、税務署提出用、都税事務所又は県税事務所提出用、市町村役場用、本人控用の4枚綴りになっておりますので、必要事項の記入が完了した段階で、切り離して、所定の役所に期限までに提出する必要があります。

(2)青色申告の承認申請書について

個人であれ、法人であれ、複式簿記により帳簿をつける場合には、この書類を提出しないと、65万円の特別控除や法人であれば翌年以降7年間の欠損金の繰越ができなくなりますので(個人の場合は翌年以降3年間)、非常に重要な書類です。

尚、法人の場合は、複式簿記で帳簿作成を行う必要がありますので、本書類は必ず提出するようにしてください。

(3)源泉所得税の納期の特例に関する申請書

事業開始直後は、売上、利益ともに安定しない企業がほとんどです。従って、毎月の給与を定めていても、思ったより売上が上がらない場合や先の見通しが立たない場合には、変更が必要になるかもしれません、。

本申請書を提出することにより、毎月源泉税を納める必要がなく、1月~6月分を7月10日までに、7月~12月分を翌年1月10日までに6か月分まとめて収めることができます。従って、営業開始から最初の源泉税の納期の前月までの売上額、利益、見通しを総合的に判断して適切な給与を再度計算しなおして、その額をもとに帳簿の修正及び納付書の作成を行うことが可能になります。

翌年もビジネスの状況を見ながら最終的な給与を6月末までに決定すれば、利益が出すぎて多額の法人税を納めたり、給与が高過ぎたために多額の所得税を収めたりというような問題を可能な限り回避することができるでしょう。

(4)設立時の貸借対照表

会社を設立登記した日付における、会社の貸借対照表を以下のように記載して、設立届と一緒に税務署に提出します。

画像の説明

以上ですが、会社設立に関する官公署への申請手続はご理解いただけましたか?

では、次に定款作成・変更についてもう少し詳しくみていきましょう。